La plupart des administrateurs de bureau comprennent qu'un plan d'évacuation d'urgence est une exigence légale pour leur bureau.

De nombreux bureaux organisent déjà des exercices d'incendie, comme l'exige le code local, et ils peuvent même héberger des exercices d'urgence supplémentaires spécifiques à toute menace locale potentielle.

Mais serez-vous prêt si vous trouvez votre personnel enfermé ou hébergé sur place pendant une longue période?

Avoir les bonnes fournitures peut être crucial pour la sécurité et le bien-être des employés en cas d'urgence. Ils peuvent également aider à assurer des choses comme la continuité du service et les communications d’urgence, et limiter les répercussions d’une catastrophe.

Fournitures d'urgence de base

Selon Ready.gov, les employés devraient être prêts à s'abriter au travail pendant au moins 24 heures. Planifiez en conséquence avec une trousse d'urgence de bureau complète avec ces fournitures.

  • Nourriture – Gardez une réserve de denrées non périssables suffisante pour l'ensemble du personnel pendant une journée, et n'oubliez pas d'inclure un ouvre-boîte si la nourriture est en conserve. Vous pourriez également vouloir emballer des ustensiles, des assiettes, des tasses et des serviettes en papier.
  • Eau – Les plans d'urgence prévoient un gallon d'eau par personne et par jour à utiliser à des fins de consommation et d'assainissement. (Assurez-vous donc d'avoir un gallon par employé au bureau. Cela pourrait être un exploit plus facile si vous utilisez un système de refroidisseur d'eau traditionnel.)
  • Une lampe de poche – Avoir une lampe de poche (et des piles supplémentaires) à portée de main est toujours une meilleure pratique pour les situations d'urgence.
  • Médicaments et fournitures personnelles – En général, vos employés devraient être en charge de garder leurs propres médicaments à portée de main. (Les stocker en leur nom pourrait être une violation majeure de la vie privée et vous ouvrir à de nombreuses poursuites). Mais si vous êtes assistant exécutif, vous pourrez peut-être obtenir la permission de stocker certains médicaments au nom de votre patron. Vous pouvez également choisir de stocker des médicaments non essentiels, tels que des analgésiques ou des antiacides. Certains employés peuvent également avoir besoin de considérer des fournitures personnelles, telles que des lentilles de contact et une solution, ou des considérations pour d'autres conditions ou appareils médicaux.
  • Trousse de premiers secours – Investissez dans une trousse de premiers soins complète, avec des lingettes antiseptiques, des pansements adhésifs, de la gaze et plus encore. (Pour voir une liste complète des éléments à inclure, consultez cette liste de ressources de la Croix-Rouge.
  • Vêtements confortables et adaptés aux conditions météorologiques – Nous savons tous que de nombreuses chaussures de travail et même des vêtements ne sont pas idéaux pour faire une escapade rapide ou pour naviguer dans des situations d'urgence dangereuses. De plus, beaucoup de gens ne viennent pas travailler habillés pour passer beaucoup de temps à des températures extérieures. Les employés intelligents garderont une solide paire de chaussures à portée de main. Si votre bureau est situé dans un climat froid, pensez à garder quelques couvertures dans votre trousse d'urgence.
  • Fournitures d'hygiène – Gardez des serviettes humides, des produits féminins, des sacs à ordures et des attaches en plastique pour l'hygiène personnelle au cas où les toilettes ne fonctionneraient pas ou ne seraient pas accessibles pendant un événement d'urgence.
  • Procédures et ressources d'urgence propres au site – Conservez une copie papier de toutes les procédures d'arrêt de l'équipement pertinentes. N'oubliez pas d'inclure les outils associés dans le kit (par exemple, vous pourriez avoir besoin d'une clé ou d'une pince pour désactiver les utilitaires ou les machines). Les instructions relatives à l'équipement d'urgence sur place (comme les extincteurs) peuvent également être utiles.

Autres fournitures d'urgence

Voici plus de fournitures à envisager d'ajouter à votre trousse d'urgence de bureau si vous avez les ressources pour le faire. Ils sont généralement recommandés pour les fournitures d'urgence résidentielles / à domicile, mais peuvent également être utiles lors d'une urgence de bureau.

  • Masques anti-poussière pour aider à filtrer l'air contaminé et les bâches en plastique et ruban adhésif pour s'abriter en place
  • Agent de blanchiment au chlore domestique et compte-gouttes pour désinfecter l'eau
  • S'allume dans un contenant étanche
  • Cartes locales
  • Un coup de sifflet pour demander de l'aide
  • Radio à piles ou à manivelle et radio météo NOAA avec alerte sonore (et batteries supplémentaires)

Fournitures de communications d'urgence

Au-delà des fournitures qui traitent de la santé et du bien-être de base de vos employés, votre trousse d'urgence devrait inclure des fournitures qui faciliteront la communication en cas d'urgence. Ces informations peuvent vous aider à obtenir de l'aide le plus rapidement possible. Dans le cas d'urgences moins menaçantes, elles peuvent contribuer au bon déroulement des opérations.

Voici quelques fournitures de communication à envisager d'ajouter à votre trousse d'urgence de bureau:

  • Chargeurs de rechange pour appareils personnels (téléphones portables, tablettes, ordinateurs portables)
  • Votre plan de communication de crise, qui devrait avoir un porte-parole et une chaîne de communication désignés (Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez l'article complet: Comment élaborer un plan de communication de crise pour votre bureau)
  • Informations de contact fiables et mises à jour pour les contacts clés, y compris les services d'urgence locaux, les clients et les fournisseurs, et les principaux décideurs et parties prenantes
  • Fichiers importants, tels que ceux des projets cruciaux

En cas d'urgence, l'ensemble de votre personnel peut se retrouver à travailler à distance et sans électricité ni ressources complètes pendant une période prolongée. Ils ne pourront le faire qu'avec le bon équipement.

Autres conseils pour la trousse d'urgence de votre bureau

Votre trousse d'urgence ne sera certainement pas aussi utile si elle n'est pas mise à jour régulièrement.

La nourriture peut se gâter, les appareils alimentés par batterie peuvent perdre leur charge, les informations de contact d'urgence peuvent changer et devenir obsolètes, et les procédures et l'infrastructure sur site peuvent justifier des changements dans les plans d'urgence. Vous devrez également ajuster les fournitures du kit pour tenir compte d'un nombre variable d'employés.

C'est une bonne idée de désigner un membre de votre personnel pour prendre en charge la maintenance de la trousse d'urgence. Votre personnel de réception est souvent idéal pour le rôle. L'ajout de la planification d'urgence à leurs descriptions de travail peut leur donner plus de crédit pour le rôle unique qu'ils jouent en tant que gardien de bureau.

En savoir plus: Votre personnel de réception a-t-il besoin d'une formation en intervention d'urgence?

Enfin, les employés en charge de la trousse d'urgence doivent stocker les fournitures les plus essentielles dans quelque chose de facile à saisir et à transporter – juste au cas où ils devraient l'emporter avec eux en toute hâte.

Une note sur les documents importants

Les bureaux modernes stockent généralement en ligne leurs informations les plus importantes et les plus récentes. La sauvegarde régulière des informations en ligne les rend plus fiables, plus faciles à trouver et plus difficiles à perdre ou à endommager.

À moins qu'une crise ne perturbe complètement le service de téléphonie cellulaire local et votre routeur local, vous devriez pouvoir accéder aux enregistrements les plus récents via le cloud avec aussi peu qu'un smartphone ou une tablette chargé.

La sauvegarde régulière des informations en ligne les rend plus fiables, plus faciles à trouver et plus difficiles à perdre ou à endommager. #receptionistapp Cliquez pour tweeter

Un document d'urgence que les administrateurs doivent toujours avoir sous la main est une liste mise à jour de tous les visiteurs sur place. Une liste mise à jour permettra de s'assurer que l'ensemble du bâtiment a été évacué en cas d'urgence.

Les applications d'enregistrement des visiteurs comme The Receptionist permettent aux administrateurs de garder ces informations à portée de main. Le système stocke les enregistrements des visiteurs numériquement et en toute sécurité afin qu'ils soient accessibles via n'importe quel appareil connecté à Internet.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le système de gestion des visiteurs de la réceptionniste.