Le personnel de PMI BioPharma Solutions à Nashville, Tennessee, n’est pas étranger à l’utilisation de la technologie d’enregistrement des visiteurs pour gérer les nombreux visiteurs quotidiens de l’entreprise.

Chercheur et fabricant de produits pharmaceutiques, PMI BioPharma a commencé à utiliser un logiciel de gestion des visiteurs en 2016 pour enregistrer les visiteurs et les clients. Cependant, au début de 2019, ce logiciel était obsolète et n'était plus utile.

L'équipe PMI BioPharma a donc cherché un logiciel plus moderne et plus simple à utiliser pour gérer ses besoins de gestion des visiteurs, notamment du point de vue de la sécurité.

«Nous accueillons chaque jour de nombreux visiteurs et clients, et il a fallu beaucoup de temps à notre réceptionniste pour les enregistrer tous – ce fut un long processus», a déclaré Chad Barnett, directeur du développement des produits chez PMI BioPharma. "Nous avions besoin d'un moyen de gérer efficacement et efficacement les visiteurs sur le site en raison de la nature de nos activités confidentielles et réglementées. »

Réceptionniste pour les fonctionnalités et le support de l'iPad

Après avoir recherché et testé plusieurs solutions d'enregistrement numérique, Barnett et l'équipe ont décidé de mettre en œuvre The Receptionist pour iPad.

Parmi les raisons pour lesquelles Barnett a déclaré avoir choisi The Receptionist pour iPad:

  • La possibilité pour le personnel de pré-enregistrer les invités avant leur visite et de permettre aux visiteurs de s'enregistrer en utilisant un code QR sur leur téléphone pour accélérer le processus
  • La possibilité de prendre une photo de chaque visiteur pour plus de sécurité
  • Les notifications instantanées que le personnel reçoit de l'arrivée d'un invité
  • La facilité d'administration du système et le fait que toutes les fonctionnalités étaient incluses à chaque prix
  • L'expérience de support

"Le soutien avec The Receptionist est vraiment formidable", a déclaré Barnett. «J'ai contacté le support pour chaque entreprise que j'ai évaluée et (la réceptionniste) a répondu le plus rapidement et a fourni des réponses plus rapidement que tout le monde.»

Enregistrement numérique des gains de temps pour les visiteurs

Avec l'ancien système, le processus d'enregistrement des visiteurs prenait entre 2 et 6 minutes selon le type de visiteur et qui ils étaient là pour voir, et la réceptionniste humaine de PMI BioPharma devait être impliquée tout au long du processus.

Maintenant, Barnett note qu'il faut en moyenne 1 minute à un visiteur pour s'enregistrer, sans l'aide d'un personnel supplémentaire. Cela signifie que leur réceptionniste peut travailler sur d'autres tâches et projets pendant que les invités sont enregistrés plus efficacement.

«La réceptionniste a été excellente pour nous. Le système est super facile à utiliser, il est rationalisé et il fonctionne rapidement », a déclaré Barnett. «Cela nous permet de lancer rapidement le processus d'enregistrement et de pouvoir continuer. Tous ceux qui l'ont utilisé ont apprécié sa facilité d'utilisation. "

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