La plupart des propriétaires d'entreprise qui envisagent de déménager dans un nouvel espace doivent travailler avec un architecte à un moment donné.

Les architectes donnent vie aux rêves et aux idées de bureau avec de beaux concepts et rendus. Ils permettent à toute votre équipe de visualiser un nouvel espace potentiel bien avant le début de la construction.

Leur expertise est souvent une exigence centrale, ainsi que celle d'un entrepreneur général, pour aider un nouveau bureau à prendre forme.

Bien qu'il semble que l'implication de ces professionnels au début du processus serait une bonne idée, il y a plusieurs choses à clarifier d'abord en interne.

Après tout, le temps des architectes est très précieux. Payer pour des plans qui n'ont pas été entièrement pensés ou que votre équipe n'aime pas peut gaspiller des milliers de dollars sur ce qui est déjà une proposition coûteuse.

Donc, avant d'embaucher un architecte, ayez une idée claire du type de bureau dont votre entreprise a vraiment besoin. De cette façon, ils seront plus susceptibles de créer des concepts que vous et vos employés adorerez, et le processus de déplacement se déroulera plus facilement.

Voici les étapes à suivre avant de commencer votre recherche d'architecte.

Évaluer les sentiments et les attentes des employés

Les déménagements de bureaux sont stressants pour les employés. Le stress ne vient pas seulement du déplacement physique du contenu de leur bureau, de l'apprentissage de nouvelles voies de travail et de l'adaptation de leurs routines à un nouvel environnement – bien que celles-ci soient suffisamment stressantes.

Il y a des angoisses plus profondes au travail. Voici quelques-unes des autres préoccupations des employés:

Productivité

Vos employés savent mieux que quiconque quel type de bureau les aidera à faire leur travail plus facilement. S'ils ont besoin de beaucoup de temps calme et d'espace privé pour travailler efficacement, un plan d'étage ouvert ne sera pas le bienvenu. S'ils apprécient un environnement social et une atmosphère de collaboration, ils n'apprécieront pas un bureau sans espaces communs. Alors qu'ils imaginent leur futur bureau, les employés espèrent tranquillement qu'un nouveau bureau potentiel aura l'ensemble des fonctionnalités qui rendront leur travail plus facile et plus agréable.

Statut

Les employés ont également des attentes (conscientes ou non) sur la manière dont leur bureau reflète leur rôle dans l'entreprise. Ils examineront la superficie et les caractéristiques de leur espace de travail personnel et les compareront aux espaces de leurs collègues. Ils noteront quels bureaux sont les plus proches des bureaux des hauts fonctionnaires de l'entreprise et se demanderont ce que cela dit sur la façon dont ils sont appréciés au sein de l'organisation.

Croissance future

Les entreprises déménagent rarement, de sorte que chaque déménagement pourrait être considéré comme le reflet de priorités à long terme. Une entreprise qui anticipe une croissance ne déménagera probablement pas dans un espace plus petit que le précédent, par exemple. Si votre nouvel espace envoie le message que votre entreprise ne va pas bien ou n'est pas disposée à investir dans ses employés, c'est un signal fort qui pourrait nuire à la rétention des employés.

Pour comprendre la réflexion des employés sur chacun de ces facteurs, demandez-leur leur avis. Demandez-leur ce qu'ils aimeraient le plus dans un nouveau bureau et ce qu'ils aiment et n'aiment pas dans l'espace existant. Demandez-leur ce qui les aiderait à mieux faire leur travail et ce qui les inciterait à venir travailler davantage.

Vous pouvez interroger les employés de manière anonyme ou constituer une équipe pour collecter les informations via des entretiens directs. Vous pouvez demander aux employés de noter et de classer différentes fonctionnalités potentielles, ou de les conserver pour des conversations en personne franches qui sont transcrites plus tard. L'important est de trouver un moyen qui fonctionne pour que votre entreprise se connecte vraiment avec les employés sur cette question importante.

Garder les employés investis dans le processus de déménagement et définir les attentes dès le début aidera à optimiser la productivité tout au long de la transition.

Créer des objectifs clairs pour le nouveau bureau

Armé de vos données provenant d'enquêtes et d'entretiens avec les employés, vous pouvez décider exactement comment vous souhaitez que le nouveau bureau façonne le comportement et les modes de travail des employés.

Cela aide à rendre ces objectifs aussi précis que possible.

Par exemple, vous pouvez déclarer que vous voulez un espace de bureau qui encourage la «créativité». Mais cela aide davantage à énoncer exactement ce que vous attendez des employés qu'ils soient capables de faire au bureau pour en faire une réalité.

Par exemple, voulez-vous que les employés passent plus de temps ensemble à réfléchir ensemble? Votre espace aura besoin de nombreux espaces de détente inspirants, de salles de réunion et même de sentiers pédestres.

La créativité nécessite souvent plus de temps pour réfléchir à un problème sous différents angles. Pour encourager cela, votre bureau pourrait bénéficier d'espaces calmes et épurés, ou d'une esthétique de conception originale qui encourage la réflexion prête à l'emploi.

Mettez-vous au défi d'être précis et demandez aux employés de préciser quel type de bureau leur conviendrait le mieux. Un architecte potentiel aura plus d'informations sur la façon de faire de vos objectifs une réalité, mais vous devez d'abord être clair et honnête sur les activités que vous souhaitez avoir lieu dans chaque espace de votre nouveau bureau.

Assurez-vous que votre nouveau bureau enverra le bon message

Nous avons beaucoup parlé sur ce blog de la façon dont votre bureau physique envoie un message sur la marque de votre entreprise.

Comme nous l'avons mentionné dans notre article sur 3 façons dont votre zone de réception fait bonne impression, il est utile de demander quel message vous essayez d'envoyer aux visiteurs dès qu'ils franchissent la porte:

«Par exemple, si vous avez qualifié votre entreprise d'amusante et de dynamique, la mission principale de votre réception pourrait être de dynamiser et d'inspirer tous ceux qui entrent. Si la chose la plus importante à projeter pour votre entreprise est un sens de l'expertise et professionnalisme, l'objectif principal de la réception pourrait être d'évoquer des sentiments de fiabilité, d'efficacité et de compétence. Si vous êtes une marque de luxe, vous voudrez peut-être que votre front office fasse une déclaration distinctive qui surprend et même intimide les visiteurs. "

Si votre architecte sait exactement quels sentiments vous voulez que les gens ressentent dans votre espace de bureau, il peut concevoir un espace qui utilise la lumière, la couleur et la disposition d'une manière qui évoque ces sentiments.

embauche d'architecte commercial

Si vous n'avez pas une idée claire de l'impression que vous voulez faire, vous risquez de paraître fade et oubliable pour les visiteurs et de créer un environnement de travail auquel les employés n'aimeront pas venir chaque jour.

Comme nous l'avons écrit dans notre article, 5 façons de créer un bel espace de réception:

«Développer un style distinctif signifie faire des choix: un espace ne peut pas être à la fois apaisant et énergisant, par exemple. Il ne peut pas non plus être à la fois ludique et sérieux, ni à la fois accessible et impressionnant. En choisissant les sentiments que vous souhaitez évoquer, vous vous distinguerez et vous démarquerez de la foule. "

Si vous ne vous efforcez pas de faire une impression distincte, votre bureau peut apparaître comme fade et oubliable #receptionistapp Cliquez pour tweeter

Si vous avez du mal à articuler exactement ce que vous voulez que votre bureau accomplisse, réfléchissez un peu plus exactement à qui viendra dans la zone de réception (en rapport: Comment classer vos visiteurs professionnels) et ce qui les mettra à l'aise.

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