Si vous envisagez d'agrandir votre bureau en ajoutant un autre emplacement, les choses vont probablement bien. Votre organisation peut embaucher, manquer de place ou essayer de se développer sur un nouveau marché.

Une entreprise saine et en croissance peut être passionnante. L'expansion peut être quelque chose que vous avez toujours voulu ou espéré. Maintenant, il semble que le moment soit venu.

Cependant, comme vous le savez probablement, investir dans un nouveau bureau n'est pas quelque chose que vous devriez vous précipiter. Les mauvais choix dans le processus d'expansion peuvent entraîner des problèmes de trésorerie, des problèmes d'exploitation et des problèmes de culture qui peuvent avoir de grandes répercussions.

Avant de devenir trop sérieux au sujet d'un nouvel emplacement, examinez attentivement les questions suivantes.

Pouvez-vous vous le permettre?

Cette question peut sembler assez simple, mais dans certains cas, il y a des dépenses cachées qui viennent avec un nouvel emplacement qui peuvent rapidement réduire votre budget.

Comme nous en avons discuté dans notre article Comment évaluer un espace de bureau potentiel, vous devez avoir une idée précise des équipements et services inclus dans vos frais de location ou de location, et ceux que vous devrez payer vous-même. Il s'agit notamment de choses comme l'entretien et l'aménagement paysager d'une propriété autonome, ou des services comme la sécurité partagée ou les services de nettoyage partagés dans un immeuble de bureaux partagé.

Vous devrez également faire preuve de diligence raisonnable quant à la valeur monétaire qu'un nouvel emplacement peut ajouter à votre organisation. Des avantages tels qu'un accès facile à la rue et une haute visibilité peuvent être excellents pour attirer de nouveaux clients, selon votre industrie. Si vous ne les obtiendrez pas avec le nouvel emplacement, la croissance projetée de l'entreprise pourrait ne pas compenser vos dépenses autant que vous vous y attendiez initialement.

Enfin, si vous comptez exploiter la même entreprise à partir de deux emplacements distincts, des coûts opérationnels supplémentaires peuvent être nécessaires. Par exemple, vous pourriez avoir plus de mal à suivre l'inventaire ou les fournitures partagés. Le personnel qui travaille à partir des deux endroits ou même entre les deux occasionnellement peut avoir besoin d'être remboursé pour les frais de voyage, qui peuvent s'additionner.

Quoi qu'il en soit, un nouvel investissement de bureau n'est pas quelque chose que vous devriez avoir des hésitations quant à pouvoir vous permettre. Si vous envisagez une expansion, les affaires devraient être en plein essor et les prévisions de flux de trésorerie devraient être super saines.

deuxième bureau

Pouvez-vous utiliser davantage votre espace existant?

Si vous gérez déjà un bureau, vous savez qu'un bureau physique représente une dépense majeure, quelle que soit la valeur ajoutée qu'il apporte par d'autres moyens.

C’est pourquoi il est toujours judicieux de se demander s’il existe un moyen de faire fonctionner votre espace existant selon vos besoins.

Si le problème est encombré, envisagez des moyens prêts à l'emploi pour obtenir plus d'espace.

Plus précisément, vous pouvez passer à une conception de bureau basée sur les activités où les employés ne disposent pas nécessairement de bureaux, mais peuvent choisir un espace de travail en fonction du type de travail qu'ils effectuent. Par exemple, ils peuvent se rendre dans des cabines téléphoniques pour les appels téléphoniques, des espaces de discussion pour des réunions individuelles ou des brainstormings et des salles de conférence pour des réunions plus importantes.

Nous discutons davantage de la conception basée sur les activités et d'autres façons de rendre votre bureau plus flexible dans notre article 7 façons de tirer le meilleur parti de votre espace de bureau.

Une autre idée hors du commun pour un économiseur d'espace de bureau: permettre à vos employés de travailler à distance. En plus d'économiser potentiellement les énormes dépenses d'investissement dans un deuxième emplacement en minimisant les besoins en espace des employés, les options de travail à domicile peuvent stimuler le moral et la productivité. De plus, il est respectueux de l'environnement car il réduit les déplacements et réduit la consommation d'énergie du bureau.

Comment un nouvel emplacement affectera-t-il votre culture de bureau?

Si vous prévoyez de déplacer certains de vos employés actuels pour travailler dans un nouvel emplacement, vous devrez réfléchir au message que ces choix enverront au reste du personnel et comment cela affectera le moral.

Comme nous l'avons écrit dans notre article Comment planifier un déménagement de bureau, les employés ont toujours beaucoup d'attentes et d'opinions fortes sur l'endroit où ils veulent travailler.

Ils peuvent avoir beaucoup investi personnellement dans le bureau existant, par exemple. Peut-être qu'un nouvel emplacement signifierait un trajet plus long ou un parking moins pratique. D'un autre côté, certains employés ou services peuvent se sentir peu appréciés ou ignorés s'ils ne sont pas sélectionnés pour le nouvel emplacement.

Le roulement du personnel coûte cher et un mauvais moral nuit à la productivité. Voyez si vous pouvez avoir une idée claire de ce qui est important pour vos employés avant d'investir dans un nouvel emplacement.

Le nouvel emplacement ajoutera-t-il une friction opérationnelle?

Il faut beaucoup d'énergie mentale pour gérer plusieurs bureaux, quelle que soit leur indépendance les uns par rapport aux autres.

Bien sûr, il y a beaucoup de travail à faire pour que le nouvel emplacement soit opérationnel, de la sélection du site à la gestion du bail en passant par l'ameublement de l'espace. Vous aurez également beaucoup de petits détails à gérer, de la mise à jour du site Web de votre entreprise et des listes de cartes, à la diffusion de votre nouvel emplacement dans votre réseau et dans la communauté.

Mais le vrai travail supplémentaire a tendance à apparaître au niveau des opérations quotidiennes. Par exemple, comment les gestionnaires garderont-ils un œil sur ce qui se passe régulièrement à l'autre endroit? Le fait que vos employés soient répartis sur plusieurs sites affectera-t-il leur communication? Tous les employés auront-ils toujours accès aux ressources et aux fournitures dont ils ont besoin?

Jetez un œil à vos flux de travail existants et réfléchissez vraiment à la façon dont un nouvel emplacement les changerait, pour le meilleur ou pour le pire.

Considérez également que des complications supplémentaires peuvent survenir si vous installez votre nouveau bureau dans une autre juridiction, comme un autre État ou même une autre ville. Vous pourriez vous retrouver face à un ensemble de réglementations juridiques complètement différentes qui peuvent changer des choses comme la façon dont vous payez des impôts à la façon dont vous devez tenir des exercices d'urgence.

Vos systèmes sont-ils prêts à évoluer?

Si le nouvel emplacement fonctionne principalement indépendamment de l'emplacement d'origine, les flux de travail internes doivent être documentés, rationalisés et prêts à évoluer bien avant d'essayer de tout dupliquer dans un nouvel emplacement.

Vous avez réussi dans votre emplacement actuel, mais un nouvel emplacement peut apporter de nouveaux défis et de nombreux changements. Ne tenez rien pour acquis. Analysez vos flux de travail pour détecter toute inefficacité avant de vous développer. Rendez-les aussi simples et cohérents que possible afin qu'ils puissent être suivis facilement dans le nouvel emplacement.

Vous avez peut-être réussi dans votre emplacement actuel, mais un nouvel emplacement apportera de nouveaux défis. Ne tenez rien pour acquis. Cliquez pour tweeter

Les logiciels peuvent jouer un rôle essentiel dans la duplication en douceur de vos systèmes et processus dans de nouveaux emplacements.

Les programmes que vous utilisez pour la comptabilité, la facturation et le marketing devraient vous permettre d'ajouter et de gérer de nouveaux emplacements intégrés à votre entreprise. Les gestionnaires devraient être en mesure d'obtenir une vue d'ensemble des opérations, ainsi que d'accéder aux données spécifiques à chaque emplacement. Si vos outils ne sont pas propices à la croissance, il est peut-être temps de passer à certains qui le sont.

Par exemple, le logiciel de gestion des visiteurs de la réception a un tableau de bord des emplacements qui affiche les données des visiteurs pour chaque emplacement. Les utilisateurs peuvent appliquer une marque et des préférences uniques à des emplacements spécifiques, ou appliquer des modifications à tous les emplacements à la fois. Ils peuvent même attribuer différents droits à des emplacements spécifiques pour leurs employés.

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