Chacun de nous a des horaires de travail différents, des styles de travail, des goûts esthétiques personnels et des limitations physiques qui affectent nos espaces de travail idéaux.

Les meilleures entreprises et organisations prêtent attention aux préférences et aux besoins des employés en proposant un espace de travail personnalisé qui reflète leurs goûts. Le concept présente également de nombreux avantages pour les employeurs.

Tout d'abord, c'est un booster de productivité, ouvrant la voie à un travail plus efficace et sans interruption des employés. L'option d'une conception personnalisée de l'espace de travail est également un outil puissant pour la rétention et le recrutement, car les embauches potentielles et les employés existants considéreront comme un avantage de faire leur travail en toute simplicité et confort.

Il est étonnamment simple de commencer à personnaliser les espaces de travail des employés. Cela se résume principalement à permettre une flexibilité dans des facteurs tels que l'aménagement, le mobilier, l'équipement, l'intimité, et même la lumière et la température.

Voici quelques façons spécifiques dont les employés et les employeurs peuvent profiter des avantages de la conception d'un espace de travail personnalisé.

Effets personnels

Le Harvard Business Review a constaté que l '«identité de lieu» des employés – le sentiment que le bureau était «le leur» – contribuait aux avantages pour les employeurs autant que pour les employés.

Ces avantages comprennent:

  • engagement accru des employés
  • un lien plus fort avec l'entreprise
  • meilleure communication avec les gestionnaires
  • une tendance à avoir une opinion positive des autres caractéristiques physiques du bureau

Une façon relativement simple d'encourager une identité de lieu plus forte dans le bureau est d'encourager les employés à décorer et personnaliser leurs propres espaces individuels avec ce qu'ils choisissent. Permettre à vos employés de présenter leur propre goût avec leurs idées de décoration peut avoir une tonne d'avantages. Cela se produit souvent naturellement s'il est encouragé par les managers, et cela peut conduire à des espaces de travail plus colorés et ludiques avec lesquels les employés ressentent une connexion plus forte.

Certains gestionnaires cités dans l'étude ont également permis aux employés de réorganiser les bureaux et les meubles comme ils le souhaitaient afin de «répondre à leurs besoins changeants de collaboration ou d'intimité». La capacité de déplacer des meubles dans leurs propres bureaux leur a également donné un sentiment plus fort de propriété dans l'espace.

N'oubliez pas que si vous effectuez un changement ou une rénovation de bureau, une étape clé dans l'établissement de l'identité du lieu consiste à obtenir à l'avance les commentaires des employés sur ce qu'ils veulent. Incluez-les lorsque vous planifiez et établissez des priorités pour le nouveau bureau. Si les employés se sentent entendus et inclus, ils apprécieront davantage leur place après le déménagement ou la rénovation.

Pour en savoir plus sur la façon de choisir un design pour un nouveau bureau, lisez cet article: Comment planifier un déménagement de bureau

Ergonomie

Veiller à ce que chaque employé dispose du mobilier et de l'équipement dont il a besoin pour être le plus à l'aise pour faire son travail est une autre étape vers la conception stellaire d'un lieu de travail individuel.

Vous avez probablement entendu parler de l'ergonomie au travail. Le principal objectif de l'ergonomie est d'adapter le lieu de travail à l'employé (et non l'inverse). Il vise à prévenir les blessures de stress et de fatigue qui peuvent résulter d'un travail répétitif effectué dans un environnement de travail inefficace.

Par exemple, les pieds des employés devraient toujours avoir un endroit pour se reposer lorsqu'ils travaillent, qu'ils soient à plat sur le sol ou reposant sur un repose-pieds. Les employés qui travaillent sur des ordinateurs doivent pouvoir s’asseoir de manière à ce que leurs coudes restent à un angle de 90 degrés lorsqu'ils tapent. Leurs écrans d'ordinateur devraient être assis à hauteur des yeux. (Pour plus de bases ergonomiques de bureau, consultez ce guide rapide de la clinique Mayo.)

Même des ajustements ergonomiques mineurs peuvent faire une grande différence dans le confort des employés, mais ces ajustements varieront d’un employé à l’autre. Une option consiste à embaucher un expert en ergonomie pour venir apporter des ajustements à vos employés. Dans d'autres cas, faire des choix différents dans le mobilier de bureau peut contribuer à des améliorations ergonomiques, opter pour des bureaux et des sièges qui peuvent être facilement ajustés par les employés eux-mêmes et mettre à disposition des élévateurs de moniteur et des élévateurs de pied.

Accessibilité

Dans le milieu de travail diversifié et accueillant que la plupart des employeurs visent, les employés auront divers besoins d'accessibilité.

Et de nos jours, les besoins d'accessibilité des espaces de travail iront bien au-delà de l'accès physique – comme les rampes adaptées aux fauteuils roulants et les panneaux en braille – à l'accessibilité numérique.

Le cabinet d'études Gartner note que de nombreuses entreprises investissent dans des appareils et des technologies de communication pour devenir plus attrayantes pour les employés âgés et handicapés.

Ils écrivent: «Les technologies d'assistance étaient autrefois considérées comme faisant partie d'un problème de conformité de niche, mais aujourd'hui, de plus en plus d'organisations utilisent la technologie pour offrir un lieu de travail numérique agile accessible à tous les employés.»

Des outils tels que les logiciels de sous-titrage vidéo, les appareils portables pour la formation (tels que les écrans montés sur la tête) et les outils de synthèse vocale permettent aux employés de personnaliser leur environnement de travail pour permettre pleinement leur réussite.

Température et éclairage

Nous savons tous, par expérience personnelle, qu'un mauvais type d'éclairage ou une température inconfortable peuvent rendre difficile la concentration sur notre travail ou rester sous tension.

Notre récent article, Comment l'Internet des objets crée le bureau du futur, explique comment les bureaux modernes adoptent des outils qui permettent aux employés de choisir plus facilement les paramètres qui leur conviennent le mieux.

Les systèmes CVC dits «intelligents» peuvent modifier les températures dans des pièces ou des zones individuelles d'un bâtiment, et les administrateurs peuvent accéder à toutes les données et informations sur la consommation d'énergie avec les systèmes d'automatisation des bâtiments. Certains systèmes de CVC intelligents peuvent même interagir avec des applications qui permettent aux employés de «crowdsourcer» la température idéale du lieu de travail.

Ensuite, il y a la question de l'éclairage. Peu de gens choisiraient un espace de travail sous un plafonnier fluorescent vacillant plutôt que de la lumière naturelle filtrant à travers une fenêtre voisine. Cependant, une lumière plus naturelle n'est pas toujours meilleure, car trop de lumière directe du soleil peut provoquer une fatigue oculaire ou rendre difficile pour les employés de voir leurs écrans d'ordinateur. Lorsque vous accordez aux employés la flexibilité de placer leur mobilier de bureau, ils peuvent choisir les meilleurs angles par rapport à leurs sources lumineuses les plus proches.

Les entreprises avec des bureaux non attribués, comme décrit dans cet article Bloomberg, peuvent diriger les employés vers des espaces de travail avec leurs préférences de lumière et de température via une application.

Pour en savoir plus sur les avantages de la lumière naturelle, lisez notre article Essayez ces fonctionnalités Wow dans votre zone de réception.

Conception de bureaux basée sur les activités

Dans certains cas, la meilleure façon de donner aux employés la personnalisation ultime de l'espace de travail est de fournir plus d'options d'espace de travail dans le même immeuble de bureaux.

Pour une personnalisation ultime de l'espace de travail, offrez aux employés plusieurs options d'espace de travail dans le même immeuble de bureaux. Cliquez pour tweeter

La conception des bureaux basée sur les activités permet aux employés de flotter vers les espaces qui leur conviennent le mieux à tout moment de la journée.

Après tout, les employés ne font pas tout leur travail dans leur espace de travail personnel. Même si ces espaces personnels ont la configuration ergonomique parfaite, un équipement de pointe et la quantité parfaite de lumière naturelle, ils auront inévitablement d'autres limites.

Les espaces individuels sont souvent trop petits pour accueillir des séances en petits groupes ou des réunions plus importantes. Ou, si votre bureau a un plan de bureau ouvert, les employés devront aller ailleurs pour trouver de l'intimité pour les appels ou pour un travail qui nécessite un degré de concentration plus élevé.

C'est pourquoi de nombreux nouveaux plans de bureau intègrent une grande variété d'environnements de travail, des cabines téléphoniques de bureau indépendantes aux espaces calmes en passant par les espaces conçus pour les petits groupes.

Vous voulez en savoir plus sur les options de conception de bureaux? Découvrez ces messages.

La conception d'un espace de travail personnalisé n'est qu'une des façons dont vous pouvez aider votre employé à faire son meilleur travail sans interruption. Une application d'enregistrement numérique, comme The Receptionist, peut se charger d'amener vos visiteurs à l'endroit où ils doivent aller afin qu'ils n'aient pas à demander de l'aide à la personne la plus proche.