Les salles de courrier des bureaux deviennent de plus en plus occupées à mesure que de plus en plus de personnes expédient leurs colis personnels sur le lieu de travail.

Ceci, bien sûr, grâce à la forte augmentation des achats en ligne. Les employés peuvent trouver beaucoup plus sûr et plus pratique de recevoir leurs commandes au travail plutôt qu'à leur domicile.

Bien qu'il puisse sembler peu important pour les employés de s'envoyer des colis au travail, le trafic de livraison supplémentaire peut commencer à épuiser les ressources sérieuses de votre bureau avec le temps. Alors que les achats en ligne continuent de monter en flèche, ces boîtes commenceront à s'accumuler.

L'envoi d'achats personnels sur le lieu de travail soulève également des problèmes de confidentialité et de sécurité. Vos politiques en matière de personnel doivent y répondre de manière proactive afin que les employés comprennent les attentes en matière de colis circulant dans votre bureau.

Le personnel de la réception ou le personnel de la salle du courrier doivent également avoir une compréhension claire de la façon de gérer les problèmes potentiels ou les violations de vos politiques de livraison officielles.

Commencez par consolider une «politique de courrier et de livraison» qui résume toutes les responsabilités de vos employés en ce qui concerne le traitement du courrier qui arrive au bureau. Voici un guide de ce qui devrait être inclus:

Une politique pour les livraisons personnelles au bureau

La première chose que vous devez décider concernant votre politique de courrier et de livraison est de savoir si votre bureau autorisera ou non les livraisons personnelles au travail.

Les employés peuvent vraiment apprécier de pouvoir expédier leurs colis dans un endroit sûr. Cependant, vous devez peser ces commodités (et le bonheur de vos employés) contre les coûts supplémentaires du personnel gérant ces paquets.

Voici quelques-uns des coûts cachés des livraisons de bureaux personnels:

  • Plus d'interruption du personnel car des livreurs supplémentaires entrent et sortent du bureau plus fréquemment
  • Plus d'espace est occupé dans la salle du courrier ou à la réception avec des colis personnels (ce qui peut devenir un problème important pendant les vacances, par exemple)
  • Plus de travail pour votre personnel de la salle du courrier ou de la réception pour organiser et distribuer les colis à leurs destinataires
  • Probablement plus de risques de confusion et d'atteintes à la sécurité, en raison d'une plus grande variété de colis et d'entreprises de livraison

Ces coûts supplémentaires peuvent ne pas être importants si vous employez déjà un membre du personnel à temps plein de la salle du courrier, ou si vous n'avez que quelques employés avec un personnel de réception dédié. Mais pour d'autres entreprises avec des dizaines d'employés et un administrateur de réception unique avec de nombreuses autres responsabilités, le travail supplémentaire peut devenir un sérieux casse-tête.

Sur une note connexe, votre politique de courrier et de livraison devrait également préciser si les employés peuvent envoyer du courrier ou des colis personnels depuis le bureau. Par exemple, si votre bureau donne à certains employés l'accès à des fournitures d'expédition ou à des frais de port à des fins commerciales, notez dans la politique que ces services sont réservés exclusivement à un usage professionnel.

Téléchargement gratuit: 3 politiques supplémentaires à envisager d'inclure dans le manuel de l'employé

Règles et procédures concernant les livraisons personnelles en milieu de travail

Si vous décidez d'autoriser les employés à expédier leurs colis personnels au bureau, la politique de courrier et de livraison doit également inclure des directives sur les points suivants:

  • Comment les colis seront traités
  • Où les employés peuvent récupérer leurs colis
  • Si des procédures de vérification ou de sécurité seront en place avant que les colis ne soient remis au destinataire (leur nom complet doit-il figurer sur le colis? Pour les grandes entreprises où le personnel de la réception ne connaît peut-être pas personnellement tous les employés, devront-ils vérifier leur propre identité de quelque façon que ce soit?)

Vous devriez également envisager quel type de système de notification, le cas échéant, sera en place pour alerter les employés de tout courrier ou livraison personnelle.

Enfin, demandez-vous si quelqu'un sera chargé de surveiller et d'appliquer la politique de courrier et de livraison de votre bureau. Quelles seront les conséquences des violations de la politique?

Clarifier les risques et les attentes en matière de confidentialité

Vous ne voulez pas ouvrir la porte à encore plus de maux de tête, comme votre personnel de réception devant passer du temps à chercher les colis personnels «perdus» des employés, ou votre entreprise étant tenue pour responsable des dommages potentiels aux colis après leur arrivée.

Dans votre politique de courrier et de livraison, assurez-vous de noter que les employés ne peuvent pas vous tenir responsable de leur courrier ou de leurs colis.

L'avocat William Denham suggère également que les employeurs donnent au personnel une indication claire qu'il ne devrait pas y avoir d'attente raisonnable en matière de confidentialité en ce qui concerne le courrier envoyé au lieu de travail.

Denham dit que dans la plupart des cas, la loi soutient le droit des employeurs d'ouvrir le courrier envoyé à leur bureau "à moins qu'il ne soit clairement marqué comme personnel ou confidentiel et qu'il n'y ait aucune raison impérieuse de le faire."

Vous devez inclure la confidentialité du courrier dans le cadre de la politique officielle de confidentialité des employés, et le noter spécifiquement dans la politique de courrier et de livraison également. (Exécutez toujours les accords avec vos employés par votre avocat, qui peut les examiner pour vous.)

Pour en savoir plus, téléchargez: 3 politiques supplémentaires à envisager d'inclure dans le manuel de l'employé

Formation et communication

Consacrez une partie de votre politique de courrier et de livraison à spécifier comment les administrateurs doivent gérer le courrier lors de son arrivée. Nous avons déjà mentionné quelques-uns de ces protocoles, tels que la façon d'avertir les employés lorsque les colis arrivent.

Les grandes entreprises ou celles qui se spécialisent dans les produits physiques pourraient avoir des exigences plus complexes pour le tri du courrier. Mais quelle que soit la complexité de vos processus de tri des e-mails, tous les administrateurs doivent savoir reconnaître les paquets suspects et quoi faire lorsqu'ils en voient un.

Selon le Département de la sécurité intérieure, les employés devraient considérer comme suspect un colis présentant l'une des caractéristiques suivantes:

  • Rigide, volumineux, déséquilibré ou inégal
  • Mal écrit ou avec des étiquettes mal orthographiées
  • Marqué avec un affranchissement excessif ou aucun affranchissement
  • Notable pour une adresse de retour manquante, absurde ou inconnue
  • Marqué par des fuites, des taches, des poudres ou des matériaux saillants

Le service postal américain dispose également d'informations utiles et détaillées sur les mesures à prendre dans le cas où votre bureau recevrait un colis suspect. Votre personnel doit comprendre qu'il ne doit pas toucher l'emballage. Il devrait y avoir un plan de réponse aux incidents en place qui leur indique exactement qui avertir et comment le reste du personnel doit être alerté.

Dans la plupart des cas, votre administrateur devrait être en mesure de vérifier l'adresse de retour et de vérifier l'innocuité du colis.

Suivez les livraisons avec le logiciel de gestion des visiteurs

Indépendamment de ce que votre politique officielle de courrier et de livraison implique, l'utilisation d'un système de gestion des visiteurs permet d'alléger les coûts de traitement des livraisons personnelles.

Les applications d'enregistrement des visiteurs comme The Receptionist peuvent garder une trace de qui entre au bureau et pour quelles raisons, y compris les livraisons. Les administrateurs peuvent exécuter des rapports pour voir combien de livraisons ont été effectuées, à quels jours et dans quel but afin de pouvoir ajuster les politiques et le personnel en conséquence.

Lorsque vous pouvez voir exactement comment et quand les livraisons sont effectuées dans votre bureau au fil du temps, vous pouvez ajuster les politiques et la dotation en conséquence. Cliquez pour tweeter

Le réceptionniste rend également les notifications du personnel beaucoup plus faciles et plus efficaces. Votre personnel peut voir qu'il peut être alerté des livraisons de nourriture ou de colis à tout moment via les notifications Slack ou les messages électroniques et venir directement au front pour le ramasser, plutôt que d'envoyer votre personnel de la réception en mission pour les trouver!

De plus, les applications d'enregistrement numérique comme The Receptionist rendent l'enregistrement des visiteurs plus simple et plus agréable pour les administrateurs et les invités, grâce à des processus rationalisés et des interfaces conviviales.

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