La plupart des entreprises arrivent à un point où elles doivent fixer des limites d'accès aux installations.

Sans une politique qui dicte les conditions spécifiques dans lesquelles les visiteurs sont autorisés à entrer dans votre établissement – comme les heures de la journée où ils sont les bienvenus et les zones spécifiques de l'établissement qui sont interdites – vous introduisez de la confusion et des menaces de sécurité possibles. Des visiteurs inattendus errant dans le bureau mettent en danger vos employés, vos visiteurs et votre propriété intellectuelle.

C'est là qu'intervient une politique d'accès des visiteurs. Une politique d'accès des visiteurs documente et applique quand, où et dans quelles conditions les non-employés peuvent visiter votre bureau.

Certaines entreprises qui ont des besoins de sécurité particulièrement sensibles ou des équipements dangereux doivent élaborer très tôt leur politique d'accès des visiteurs. D'autres entreprises commenceront à ressentir plus fortement le besoin d'une politique d'accès des visiteurs à mesure qu'elles grandissent et embauchent plus d'employés, accueillent plus de visiteurs et attirent davantage l'attention de la communauté.

Quoi qu'il en soit, si vous pensez qu'il est temps d'élaborer une politique d'accès des visiteurs pour votre bureau, voici quelques éléments à garder à l'esprit.

Structurer les politiques et documents des visiteurs de votre bureau

Tout d'abord, précisons qu'une politique d'accès des visiteurs n'est qu'un élément d'une politique des visiteurs plus complète et d'un ensemble de documents liés aux visiteurs dont votre personnel aura besoin pour que tout se déroule bien dans le hall ou le front office.

Voici quelques documents et processus dont vous aurez besoin dans votre politique de visite.

UNE Politique principale sur les visiteurs – Votre politique principale sur les visiteurs devrait faire partie de votre manuel de l'employé et expliquer tout ce que les employés doivent savoir sur les visiteurs au bureau. Une politique principale sur les visiteurs couvrira généralement des éléments tels que:

  • Catégories de visiteurs et politiques d'enregistrement pour chacun – Couvrez ce qui doit se produire lorsque certains types de visiteurs arrivent et s'enregistrent, quelles informations seront collectées et ce sur quoi ils doivent accepter. Par exemple, vous devrez identifier différentes conditions d'enregistrement (et différentes conditions d'accès) pour les fournisseurs, les employés à temps partiel et les sous-traitants, ainsi que les amis et les membres de la famille des employés.
  • Protocoles de notification des visiteurs – Cela explique comment les hôtes seront informés de l'arrivée de leurs invités et qui exactement doit être averti pour chaque type de visiteur.
  • La politique d'accès des visiteurs – Comme nous le verrons plus en détail dans cet article, la politique d'accès doit inclure des éléments comme les heures de visite acceptables et les exigences en matière d'escorte dans le bâtiment.
  • Données des visiteurs – Notez quelles données sur les visiteurs seront stockées et comment les enregistrements des visiteurs seront traités.

Un accord de visiteur – C'est ce que certains visiteurs de bureau (ou certains types de visiteurs) doivent accepter avant d'entrer dans votre établissement. Ces accords devraient être examinés par un avocat. Ils peuvent comprendre les composants suivants:

  • Accords de non-divulgation
  • Exonération de responsabilité
  • Restrictions concernant la photographie ou la vidéographie
  • Consentement des visiteurs à ce que leurs informations personnelles soient stockées pour un enregistrement facile plus tard ou utilisées à certaines fins, par exemple pour les contacter ultérieurement ou en cas d'urgence

Pour en savoir plus sur les accords avec les visiteurs, consultez le post Comment élaborer un accord avec les visiteurs efficace et quelles erreurs éviter.

Une liste des tâches et des affectations de gestion des visiteurs – Les besoins de gestion des visiteurs de votre bureau évolueront avec le temps à mesure que votre entreprise évolue. À mesure que les employés quittent l'entreprise et que de nouvelles commencent et que le type et le volume des visites au bureau évoluent, les politiques relatives aux visiteurs devraient également évoluer. Clarifier qui est responsable de la mise à jour de vos politiques relatives aux visiteurs et effectuer le travail quotidien requis pour une gestion de qualité des visiteurs assurera le bon déroulement des opérations.

Maintenant que vous savez où se situe une politique d'accès des visiteurs dans le tableau d'ensemble de la gestion des visiteurs de bureau, examinons ce qu'une politique d'accès de bureau devrait réellement inclure.

Identifier les zones et actifs sensibles

Tous les bons efforts de sécurité commencent par une évaluation des risques / vulnérabilités, et votre politique d'accès ne fait pas exception.

Décider où dans votre bureau les visiteurs seront autorisés nécessite généralement de décider quels actifs ou zones sont les plus sensibles ou les plus vulnérables. Identifiez les zones de votre établissement qui:

  • Pourrait attirer l'attention de criminels potentiels
  • Constituerait des atteintes potentielles à la vie privée si elles étaient violées (intentionnellement ou non)
  • Pourrait représenter un danger potentiel pour les visiteurs qui ne connaissent pas votre installation et votre équipement

Obtenez les commentaires des principales parties prenantes et des employés qui connaissent l'ensemble de l'installation et toutes vos opérations lorsque vous identifiez ces actifs. Cette évaluation des risques constituera le fondement de votre politique d'accès.

Gardez à l'esprit que de nombreuses politiques de contrôle d'accès sont mises en place pour protéger tous les employés contre la violence et les atteintes à la vie privée. Pour cette raison, la plupart des mesures de contrôle d'accès entreront en vigueur juste à la porte d'entrée ou juste au-delà du hall. Cependant, certaines zones de l'installation peuvent être complètement interdites aux visiteurs.

Mettre en œuvre des restrictions d'accès

Avec une idée plus claire de ce que vous essayez de protéger et de qui vous tentez de protéger au sein de votre bureau, vous pouvez décider des restrictions à imposer à l'accès des visiteurs. Voici quelques-unes des restrictions les plus courantes que les administrateurs de bureau utilisent pour réglementer l'accès des visiteurs.

  • Protocole d'entrée – La plupart des entreprises ont une seule entrée réservée aux visiteurs. Limiter les autres points d'entrée facilite considérablement l'enregistrement des visiteurs et permet de savoir à tout moment qui se trouve sur le site. Les employés doivent comprendre l'importance d'orienter tous les visiteurs vers l'entrée appropriée (et de ne pas les laisser entrer par des entrées non autorisées ou de caler les portes ouvertes qui sont censées rester verrouillées).
  • Processus d'autorisation – Spécifiez si les visiteurs auront besoin d'une authentification. L'authentification des visiteurs peut inclure la vérification de la photo d'identité d'un visiteur, par exemple, ou simplement la vérification avec l'hôte pour s'assurer que la visite est prévue. Déterminez quels employés ont le pouvoir d'autoriser certains visiteurs, surtout si la nature de leur visite nécessite l'accès à des zones sensibles du bureau.
  • Exigences d'identification des visiteurs – Les badges visiteurs sont une mesure de sécurité courante dans de nombreux types de moyennes et grandes entreprises. Les badges aident les employés à voir rapidement si les visiteurs ont été officiellement enregistrés ou non. Comme nous l'avons écrit dans notre article complet sur la conception des badges visiteurs, les badges qui affichent des identifiants photo et des dates d'expiration aideront également à rendre plus difficile l'utilisation de badges faux ou expirés.
  • Exigences d'escorte – La diligence raisonnable de votre personnel ne s'arrête pas lorsque les visiteurs traversent le hall. De nombreux bureaux choisissent de faire escorter tous les visiteurs par leur hôte ou un autre employé tout au long de leur visite, ou du moins dans les zones sensibles de l'établissement.
  • Heures de visite – Si votre bureau autorise les employés à entrer et à sortir du bureau en dehors des heures normales de bureau, la politique d'accès des visiteurs doit préciser que les employés ne peuvent pas amener de visiteurs sur le site en dehors de ces heures obligatoires.
  • Déclaration et application – La politique d'accès des visiteurs doit également spécifier comment les employés appliqueront les règles d'accès et quelles mesures ils devraient prendre s'ils voient quelque chose hors de la ligne ou un visiteur dans une zone restreinte. Par exemple, que se passe-t-il si les employés remarquent un visiteur au bureau sans badge? Qui devraient-ils aviser s'ils remarquent qu'une porte coupe-feu est restée ouverte?

Une solide politique d'accès des visiteurs, combinée à d'autres efforts de gestion des visiteurs, peut grandement contribuer à assurer la sécurité des employés et des actifs et la sécurité des visiteurs.

Une solide politique d'accès des visiteurs peut grandement contribuer à la sécurité de vos employés et de vos actifs et à la sécurité de vos visiteurs. #receptionistapp Cliquez pour tweeter

Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place de processus formels pour gérer les visiteurs du bureau, contactez-nous à la réceptionniste pour iPad. Nous sommes fiers de fournir Radical Support ™ pour notre système d'enregistrement des visiteurs, et il nous a valu les meilleures notes sur des sites comme Capterra et G2. Nous sommes heureux d'aider nos clients à structurer les processus et procédures de gestion des visiteurs. Veuillez nous contacter dès aujourd'hui ou demander une démo personnalisée.