L'espace de bureau physique est toujours l'une des principales dépenses de toute entreprise.

D'une part, l'investissement en vaut la peine pour vous assurer que votre équipe dispose d'un lieu de travail confortable et propice à la productivité. D'autre part, économiser autant que possible sur les frais généraux est une décision commerciale intelligente.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises s’efforcent de réduire les dépenses ET d’améliorer la satisfaction des employés en rendant leurs espaces de bureaux plus flexibles. En maîtrisant la planification et les infrastructures, les entreprises peuvent considérablement augmenter la valeur de leur espace et en faire un lieu de travail plus agréable.

Un plan d'étage flexible

Vous pourriez ne pas être en mesure de modifier votre plan d'étage existant sans d'importantes rénovations. Cependant, si vous cherchez un nouveau bureau, vous pouvez certainement rechercher un espace avec une architecture plus flexible.

Évitez les bureaux avec de grands appareils fixes et beaucoup de petites pièces. Optez plutôt pour des bureaux avec plus d'espaces ouverts que vous pouvez décomposer en espaces de travail plus petits avec des cloisons plus flexibles, des murs temporaires ou même des meubles. Cela permettra à votre organisation d'accueillir votre personnel à mesure qu'il grandit et se rétrécit, et de changer pour s'adapter à d'autres besoins culturels et organisationnels au fil du temps.

Par exemple, ce cabinet d'expertise comptable a réussi à transformer ce qui était autrefois un lobby traditionnel en un espace commun pour maximiser l'utilisation de l'espace (et fournir une atmosphère plus contemporaine). Mais ce type de changement n'est pas facile à réaliser avec un plan d'étage limité.

Meubles adaptables

Il existe de nombreuses options de meubles sympas sur le marché pour les employeurs qui privilégient la flexibilité dans leurs bureaux.

Une recherche rapide sur le Web révèle des tables et des bureaux qui se replient et s'emboîtent pour un rangement facile, par exemple, et des chaises qui font de même.

Certains types de tables s'emboîtent facilement pour accueillir de grandes réunions de type conférence, puis peuvent être séparés pour une disposition de type salle de classe ou pour des postes de travail individuels. (Voici un exemple.)

Le mobilier de bureau flexible est souvent équipé de roulettes pour pouvoir être facilement déplacé vers de nouveaux espaces. Des murs mobiles, des cloisons, de grands tableaux blancs et même des modules de réunion entiers sont désormais disponibles avec des roues afin que les employés puissent facilement reconfigurer les salles pour répondre à leurs besoins.

Meilleure connectivité et accès aux équipements

Le travail de bureau moderne nécessite un approvisionnement constant en électricité. S'il n'y a pas de moyen facile pour les employés d'alimenter leurs appareils dans un certain espace, ils ne pourront pas y travailler pendant une période prolongée.

En veillant à ce que davantage de locaux dans votre bureau puissent accueillir l’équipement personnel de tous vos employés, vous pouvez utiliser davantage chaque pièce.

Comme nous l'avons mentionné dans notre article 4 Outils modernes pour le bureau de haute technologie, il existe de nombreuses façons de répondre aux besoins de charge sans longs câbles. Il y a des quais de chargement, des tables de chargement, des casiers de chargement et même des chaises avec accès de chargement qui permettent à vos employés de travailler où ils le souhaitent.

Vous pouvez également envisager d'étendre l'accès aux connexions AV dans des espaces supplémentaires de votre bureau qui pourraient être appropriés pour des présentations ou des réunions plus importantes. Les bonnes connexions et l'équipement pourraient transformer les salles de repos ou les espaces communs en options idéales pour accueillir des groupes plus importants.

bureau flexible

Espaces sans papier

Si votre bureau dépend encore fortement du papier, envisagez de numériser les processus papier pour libérer de l'espace de bureau – et économiser de l'argent et augmenter l'efficacité du processus.

Bien sûr, les dossiers papier ont tendance à occuper beaucoup d'espace de bureau par eux-mêmes sous la forme de classeurs lourds et encombrants. Mais en évitant le papier, vous pouvez également envisager de vous débarrasser de choses comme la photocopieuse, l'imprimante robuste, le déchiqueteur et les fournitures connexes, qui peuvent tous prendre une quantité décente d'espace. Ajoutez à cela le stockage papier personnel que les employés conservent dans leurs espaces de travail personnels, et vous pourriez envisager beaucoup d'espace libre supplémentaire à utiliser pour d'autres choses.

Comme nous l'avons écrit dans notre article 5 idées d'économies durables pour votre entreprise, des solutions sans papier existent pour presque tous les besoins administratifs courants. Les applications numériques peuvent tout gérer, du stockage de fichiers aux communications de bureau, en passant par la comptabilité et la gestion des visiteurs. Les outils numériques vous donnent également accès à de nombreux rapports utiles et facilitent la recherche de fichiers lorsque vous en avez besoin.

Style et décoration flexibles

Nous avons beaucoup parlé sur ce blog de l’importance pour votre bureau de faire bonne impression. Vous pouvez impressionner les visiteurs et les recrues potentielles avec des fonctionnalités impressionnantes comme des peintures murales ou des murs vivants, par exemple.

Cependant, une autre école de pensée serait d'éviter quelque chose de trop permanent dans votre bureau et de garder le design aussi simple et classique que possible.

L'objectif devrait être de créer un espace beau et attrayant, mais qui peut s'adapter rapidement et facilement aux besoins changeants du bureau (niveaux de personnel, changements culturels, changements de marque, etc.). Cela aidera votre bureau à résister à l'épreuve du temps et vous évitera de passer du temps et de l'énergie inutiles à le mettre à jour.

L'objectif devrait être de créer un espace de bureau magnifique, mais qui peut également s'adapter facilement aux besoins changeants du bureau. #receptionistapp Cliquez pour tweeter

Par exemple, la plupart des entreprises retravaillent leur logo ou leurs couleurs de temps en temps. Si les couleurs de votre marque sont partout dans votre bureau, cela signifie beaucoup de travail de refonte supplémentaire (et de dépenses) chaque fois que votre marque change. Un autre exemple: les peintures murales permanentes peuvent être vraiment superbes lorsqu'une pièce est configurée pour un seul but, mais lorsque vous commencez à réorganiser les meubles pour d'autres choses, cela peut ne plus fonctionner.

De même, les styles de meubles lumineux et modernes peuvent être parfaits pour faire une impression distincte, mais c'est aussi une dépense que vous devrez peut-être reconsidérer lorsque les styles changent et que votre marque interne évolue. Les styles plus classiques ne subiront pas le même sort et peuvent être utilisés de manière plus interchangeable dans tout le bureau.

Espace extérieur utilisable

Pour ajouter encore plus de flexibilité à votre bureau, regardez à l'extérieur.

Si votre bureau a un espace extérieur ou est situé sur un terrain avec un petit terrain, vous pourriez être en mesure d'encourager les travailleurs à utiliser l'espace pour des réunions, des pauses ou même de l'exercice.

L'air frais et le temps dans la nature peuvent aider à réduire le stress et à stimuler l'énergie.

Stratégies de bureau qui encouragent la flexibilité

L'infrastructure de bureau (architecture, mobilier, câblage, décoration) n'est que la première étape pour établir un bureau vraiment flexible.

L'autre composante essentielle est les politiques et le leadership du bureau. Pour améliorer la flexibilité, les dirigeants organisationnels devront dicter des choses comme:

  • si les travailleurs auront des bureaux assignés, ou si l'on s'attend à ce qu'ils flottent dans l'espace de travail qui leur convient
  • si les travailleurs peuvent s'assurer d'avoir accès au bon type d'espace lorsqu'ils en ont besoin (par exemple en réservant certains espaces à l'avance)
  • s'il y a la bonne combinaison d'espace privé pour un travail ininterrompu, d'espace pour les collaborations en petits groupes et d'espace équipé AV pour des réunions plus importantes
  • si les travailleurs se sentent à l'aise de travailler là où ils sont les plus productifs (comme dans un espace privé plutôt que dans la zone de travail du groupe visible)
  • si les travailleurs ont le sentiment de pouvoir profiter de l'espace de bureau adaptable en déplaçant les meubles et les séparateurs de pièce à leurs propres fins

Si vous supprimez les bureaux assignés et adoptez un modèle de lieu de travail entièrement basé sur les activités, le besoin de leadership est encore plus grand. Les attentes doivent être claires sur la façon dont les employés peuvent signaler qu'ils sont occupés et ne veulent pas être dérangés, comment et quand les employés doivent passer des appels téléphoniques, et quelles zones du bureau sont désignées pour un travail silencieux par rapport à une collaboration.