Les frais de bureau représentent généralement une grande partie des dépenses les plus importantes de toute entreprise. En raison du rôle important que les bureaux peuvent jouer dans l'image de marque, la culture et le recrutement, les entreprises absorbent facilement ces coûts pour créer le meilleur environnement.

Les bureaux servent de «port d'attache» aux employés et aux opérations. Ils offrent un espace aux employés pour tenir des réunions, effectuer des tâches et créer une forte impression sur les clients et employés potentiels. Peut-être plus important encore, les bureaux physiques optimisent la capacité de vos employés à travailler efficacement. Concevoir un espace où les travailleurs sont plus susceptibles d'être productifs aidera votre équipe à continuer d'atteindre ses principaux objectifs.

Cependant, si des distractions constantes commencent à s'infiltrer dans l'environnement de travail, vous perdez rapidement les avantages des bureaux physiques. Voici un aperçu des distractions courantes au bureau que votre équipe devrait travailler à combattre afin d'augmenter la productivité.

Bruits et sons distrayants

Comme mentionné dans notre article couvrant le jeu contre les plans de bureaux ouverts, il peut être difficile d'obtenir l'environnement acoustique idéal pour la productivité.

Personne ne veut travailler dans un bureau trop bruyant et perturbateur. Cependant, les sons tels que les éternuements et le croustillant de pommes de terre peuvent devenir de grandes distractions dans les bureaux trop calmes – et garder vos employés comme s'ils marchaient sur des œufs.

Pour atteindre un niveau de bruit idéal, les bureaux ont besoin d'un bon équilibre:

  • des espaces communs qui encouragent les employés à discuter et à collaborer
  • des mesures de réduction du bruit pour garantir que le niveau de bruit reste dans des niveaux raisonnables

Les efforts de réduction du bruit peuvent inclure la limitation des surfaces dures qui amplifient l'écho, l'ajout de murs ou de cloisons pour empêcher le bruit de rebondir, et l'ajout de cabines téléphoniques insonorisées ou de cabines de réunion, qui ont également l'avantage de protéger les employés.

Outre les sons habituels produits par les collègues (parler, tousser, rire, etc.), il y a d'autres bruits irritants que vous devez envisager d'éliminer complètement. Un système de routage des appels téléphoniques différent pourrait, par exemple, minimiser le nombre de téléphones qui sonnent au bureau tout au long de la journée. Combien de vos employés peuvent entendre le bip des micro-ondes et des machines à café depuis leur bureau? Qu'en est-il des sons provenant d'autres équipements de bureau, tels que ceux émis par les photocopieuses ou les imprimantes? Si ces sons perturbent les employés, il peut être utile de les déplacer vers un nouvel emplacement au sein du bureau.

Parfums et odeurs distrayants

Presque tous les employés de bureau ont leurs propres histoires de travail à travers l’arôme indésirable du déjeuner d’un collègue. Parfois, ces odeurs peuvent être assez rebutantes pour vous empêcher de travailler efficacement. D'autres fois, ils peuvent vous donner trop faim pour vous concentrer.

Assurez-vous que vos employés ont un espace séparé du bureau pour manger leur nourriture – ou du moins la faire cuire – pour aider à atténuer la distraction qui vient avec la surcharge d'odeur à l'heure du déjeuner.

Distractions au bureau

Internet regorge également de plaintes d’employés concernant les parfums personnels de leurs collègues ou les vaporisateurs d’ambiance parfumés. Ces parfums peuvent être attrayants pour certains mais tout simplement désagréables pour d'autres, provoquant même des maux de tête ou des migraines pour ces allergies. Si cela a déjà été un problème sur votre lieu de travail, il peut être utile d'ajouter quelques lignes dans le manuel de l'employé sur l'utilisation raisonnable du parfum au bureau.

Distractions visuelles

Oui, les distractions visuelles peuvent ne pas être aussi élevées que les bruits forts ou les odeurs désagréables sur la liste des ennuis de bureau courants. Cependant, il convient de mentionner qu'il peut être difficile pour les employés de se concentrer sur des dispositions de plan d'étage ouvertes, car ils ont toujours une vue complète de toutes les activités qui se déroulent autour d'eux. Dans ces cas, il peut être très utile de fournir quelques espaces de travail privés où les employés peuvent se sentir isolés.

Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles vos employés ont besoin d'intimité au travail, consultez notre article The Case for Adding Quiet Spaces in Your Office or Coworking Space.

La lumière du soleil est une autre distraction visuelle que vous devez considérer. La lumière naturelle est un énorme avantage de bureau – jusqu'à ce qu'elle passe à travers les fenêtres dans le mauvais angle et perturbe la capacité de vos employés à voir leurs écrans d'ordinateur. La bonne chose? Il est facile de résoudre ce problème en investissant simplement dans des stores.

Interruptions et distractions liées au travail

Nous savons tous combien il peut être difficile de faire le travail lorsque des collègues bien intentionnés passent constamment à côté de votre bureau. Même lorsque ces collègues ont des questions ou des préoccupations totalement légitimes, leurs interruptions rendent souvent impossible d'être tête en bas et de faire le travail, surtout lorsque les tâches nécessitent beaucoup de concentration, comme la programmation ou l'écriture.

Les interruptions imprévues sont suffisamment difficiles à gérer, mais de nombreux travailleurs font également face à des interruptions planifiées. Celles-ci se présentent sous la forme d'un trop grand nombre de réunions qui ne nécessitent ni contribution ni attention ciblées. Ces types de détournements divisent inutilement les journées de travail des employés en fragments gênants qui rendent la productivité difficile. La seule vraie solution à ce problème spécifique est un changement total de la culture de bureau.

De nombreuses entreprises ont expérimenté leur étiquette de réunion pour aider à atténuer la distraction courante qu'elles accompagnent. Vous pouvez essayer certaines règles concernant la durée des réunions ou la date à laquelle elles doivent être planifiées. Dans la même veine, vous pouvez également tester des directives concernant le nombre et le calendrier des messages électroniques pour limiter les distractions pendant la journée de travail.

Cependant, l'un des moyens les plus importants d'ouvrir la voie à un travail productif dans votre bureau est d'être clair et intentionnel sur la manière dont les employés doivent signaler un besoin de confidentialité – et sur l'importance de respecter ces signaux. Dans de nombreux bureaux, par exemple, la culture veut que les employés portant des écouteurs ne soient pas interrompus. D'autres permettent à leurs employés de travailler à domicile avec une certaine flexibilité, ce qui leur permet de profiter d'un environnement calme qu'ils ne pourraient pas obtenir au bureau.

Visiteurs et livraisons

Enfin, les visiteurs de bureau et les livraisons présentent leur propre nombre de distractions dans l'espace de travail. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises qui ne disposent pas de personnel de réception dédié. Dans ces bureaux, les personnes errant se tournent souvent vers l'employé le plus proche pour les aider à naviguer et distraire cet employé dans le processus. Nous avons même inventé un terme pour ce phénomène courant: syndrome de la personne la plus proche de la porte.

Ce type d'interruption est plus qu'un simple ennui. Le fait de ne pas savoir qui entre et sort du bureau peut également constituer un risque pour la sécurité et la sûreté.

Les visiteurs sans escorte sont plus qu'un simple ennui. Ils représentent également un risque pour la sûreté et la sécurité. #receptionistapp Cliquez pour tweeter

De nombreux bureaux choisissent de mettre en œuvre un système de gestion numérique des visiteurs pour effacer cette distraction. Ces programmes sur tablette constituent un puissant outil d'administration entre les mains d'une réceptionniste en direct, mais ils peuvent également être autonomes sous forme de kiosque dans le hall de votre bureau.

Les visiteurs se connectent via la tablette et le système informe automatiquement les hôtes de l'arrivée des visiteurs ou des packages. Les systèmes de gestion des visiteurs stockent également des enregistrements détaillés sur les personnes qui visitent le bureau, ce qui peut être particulièrement utile à des fins administratives et de conformité.

Si vous êtes prêt à essayer le meilleur logiciel de gestion des visiteurs du secteur, nous vous invitons à demander une démo personnalisée de The Receptionist pour iPad. Ou, vous pouvez commencer un essai gratuit de deux semaines (aucune carte de crédit requise!) Et tester le système par vous-même pour voir comment il est simple de réduire la distraction et le chaos que les visiteurs peuvent créer.