Lorsque les gens font des affaires avec votre entreprise, ils vous font confiance pour garder leurs informations aussi sûres et privées que possible.

Et votre responsabilité en matière de confidentialité ne devrait pas seulement s'appliquer aux transactions commerciales de haut niveau, ni même aux clients payants. Elle devrait s'étendre à toute personne qui vous soumet ses informations personnelles, y compris lorsqu'elle passe par le hall pour s'enregistrer.

Tout comme d'autres types d'informations personnelles, les données des visiteurs peuvent être ciblées par des criminels ou des concurrents. De plus, le non-respect des bonnes pratiques de confidentialité pour tout type de données personnelles peut même être illégal dans certaines juridictions.

Mais le respect de la vie privée des visiteurs ne se limite pas à la protection contre les piratages de données ou les amendes. Faire un effort conscient pour respecter la vie privée des visiteurs de bureau met les visiteurs à l’aise. Il aide à établir un sentiment de confiance qui peut ouvrir la voie à des réunions et des relations réussies.

Voici quelques moyens de base pour montrer aux visiteurs de bureau que vous appréciez leur confidentialité – et observez également les meilleures pratiques de confidentialité des données.

Collectez le moins de données possible lors de l'enregistrement

La collecte des données personnelles des visiteurs peut certainement présenter certains avantages.

Les spécialistes du marketing, par exemple, adorent avoir accès à des détails qui peuvent rendre les offres et les messages plus pertinents. Certains professionnels de la sécurité peuvent également être enclins à collecter des informations supplémentaires sur l'identité des visiteurs avant de leur accorder l'accès à l'installation.

Cependant, du point de vue de la confidentialité, vous devriez collecter le moins d'informations possible auprès des visiteurs du bureau. La réduction des données collectées réduit les dommages potentiels dus à un piratage ou à une violation de la sécurité.

confidentialité des visiteurs de bureau

En fait, en Europe, il est en fait illégal pour une organisation de collecter des informations personnelles à moins qu’elles ne puissent démontrer un «intérêt légitime» à les collecter. Entre autres, le règlement général de l'UE sur la confidentialité des données exige également que les organisations expliquent pourquoi elles collectent des informations personnelles et obtiennent le consentement pour les collecter et les utiliser.

Ces pratiques sont la loi en ce qui concerne les citoyens européens, mais elles ont tendance à avoir un bon sens commercial pour toute organisation.

Les visiteurs de votre bureau ne devraient pas vouloir divulguer leurs informations personnelles, sauf pour une bonne raison. Expliquer pourquoi vous avez besoin de leurs données et comment elles seront traitées une fois qu'elles vous les donneront les rendra plus à l'aise (et fera une meilleure première impression).

Pour en savoir plus sur la manière dont le RGPD de l'UE affecte la gestion des visiteurs, consultez Voici comment le RGPD affectera votre processus d'enregistrement des visiteurs.

Créer une politique pour gérer les données des visiteurs

Même si vous collectez uniquement les données des visiteurs dont vous avez absolument besoin pour assurer la sécurité des visiteurs, vous êtes toujours prêt à protéger ces données personnelles pendant que vous les avez.

Cela nécessite de faire un effort pour stocker les données en toute sécurité, puis de les détruire ou de les supprimer dès qu'elles ne sont plus utiles.

Quelques efforts de sécurité des données peuvent inclure la sécurisation de votre réseau local avec un pare-feu ou la limitation de l'accès aux zones où les données sensibles sont stockées. Si vous utilisez un logiciel de gestion des visiteurs pour stocker les données des visiteurs, examinez les fonctions de sécurité du logiciel de ce programme. (Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques de protection des données confidentielles, lisez 5 mythes sur la confidentialité des données démystifiées.)

Vous devez également avoir une politique et un calendrier pour l'élimination des données. Pour de nombreux bureaux, ces données peuvent être supprimées en toute sécurité à la fin de chaque journée de travail.

Si vous utilisez un journal des visiteurs papier, vous aurez besoin d'une déchiqueteuse. Cependant, avec une application d'enregistrement des visiteurs solide, le travail devient encore plus facile. Les administrateurs peuvent simplement configurer le programme pour supprimer automatiquement les données des visiteurs à des intervalles spécifiés, comme à la fin de chaque jour ou semaine.

confidentialité des visiteurs de bureau

Et bien que certains logiciels de gestion des visiteurs, y compris la réceptionniste, donnent aux visiteurs la possibilité de stocker leurs données pour un enregistrement plus rapide la prochaine fois qu'ils reviennent, les visiteurs peuvent choisir d'activer et de désactiver le stockage de leurs données à cette fin.

Gardez les informations personnelles hors du hall

La confidentialité n'est pas limitée aux données personnelles stockées sur un ordinateur ou dans un dossier de fichiers.

Il s'agit également de garder les détails personnels hors de la vue et de l'oreille autant que possible. Et de nombreux bureaux ne sont pas à la hauteur dans ce domaine, en particulier dans leurs halls.

Tout d'abord, si vous utilisez toujours des presse-papiers à stylo et papier périmés pour connecter les visiteurs, il est temps de procéder à une mise à niveau. En plus de nécessiter beaucoup de travail manuel et de laisser beaucoup de place à la confusion de l'écriture manuscrite et aux erreurs de transcription, les journaux des visiteurs manuels laissent généralement les noms des visiteurs et les détails des rendez-vous visibles pour tous les autres visiteurs.

Certains membres du personnel administratif font de leur mieux pour masquer ou couvrir les données personnelles dès que chaque visiteur s'enregistre. Cependant, cette approche crée du travail supplémentaire, et ce n'est certainement pas infaillible. Les applications d'enregistrement sur tablette modernes comme The Receptionist sont une meilleure option car elles empêchent les autres visiteurs de voir les détails de l'enregistrement personnel.

Vous pouvez également éviter de confirmer verbalement les détails personnels des visiteurs dans des endroits où d'autres personnes dans le hall entendront. Cela peut signifier simplement que les visiteurs examinent certaines informations au fur et à mesure qu'elles sont écrites, ou désignent la distance à laquelle les autres visiteurs doivent se tenir ou s'asseoir de la fenêtre d'enregistrement quand ce n'est pas à leur tour de s'enregistrer.

Assurez-vous que les réunions restent privées

La plupart des violations de la vie privée des visiteurs ont tendance à se produire dans le hall, mais vos responsabilités ne s'arrêtent pas là. Les salles de réunion et les bureaux où les affaires personnelles sont discutées offrent également la possibilité de protéger la vie privée des visiteurs.

Cela est particulièrement vrai dans les bureaux où des informations sensibles telles que les données de santé ou les informations légales sont discutées régulièrement. Assurez-vous que vos bureaux sont suffisamment insonorisés pour éviter que quiconque entende ce qui se passe à l'intérieur. (Soit dit en passant, ce type de mesures de confidentialité profite également aux entreprises. La plupart ont intérêt à protéger leurs informations sensibles des yeux et des oreilles des visiteurs non accrédités.)

Évaluez l'acoustique dans une salle de réunion donnée pour voir comment le son est transporté et envisagez d'investir dans une insonorisation si vous en avez besoin. (Nous mentionnons plus sur l'acoustique et l'insonorisation dans notre article sur le jeu à la conception de bureaux ouverts.) Vous pouvez également élaborer une politique claire sur le lieu de travail pour savoir s'il est ou non permis de discuter des données personnelles des visiteurs / patients / partenaires dans les espaces communs. le bureau, où l'accès peut ne pas être aussi réglementé.

Assurez-vous que les employés comprennent qu'ils ne doivent pas discuter ou mentionner les détails personnels des autres dans les espaces communs du bureau. Cliquez pour tweeter

Si vos clients sont particulièrement sensibles à la confidentialité de leurs identités, vous pouvez même envisager de mettre en place certains protocoles pour minimiser leurs chances de rencontrer d'autres visiteurs. Des heures d'arrivée décalées ou des sorties désignées loin de la zone d'attente sont quelques options à considérer.

Investir dans la confidentialité est payant

Il faut du temps et de l'énergie pour faire attention à quelque chose comme la confidentialité des visiteurs de bureau.

Ces efforts, cependant, porteront leurs fruits à long terme, car la réussite commerciale dépend de bonnes relations.

Alors que nous nous méfions tous de plus en plus des menaces pesant sur nos informations personnelles, nous nous attendons à ce que les entreprises avec lesquelles nous travaillons prennent notre vie privée au sérieux. C'est peut-être en partie la raison pour laquelle, comme l'explique cet article du Denver Post, 60% des entreprises victimes d'une cyberattaque ont cessé leurs activités dans les six mois.

Les experts conviennent que les propriétaires d'entreprise devraient considérer qu'il s'agit de savoir quand, et non pas si, leurs données seront ciblées.

Le logiciel de gestion des visiteurs présente de nombreux avantages en matière de confidentialité, comme nous l'avons mentionné tout au long de l'article. Cependant, il peut également faire gagner du temps à vos administrateurs grâce à des fonctionnalités telles que les notifications automatiques aux visiteurs et d'autres automatisations qui réduisent les formalités administratives; en outre, il impressionne les visiteurs par son interface moderne et sa facilité d'utilisation. Il existe également des fonctions de sécurité intégrées, telles qu'une liste d'évacuation d'urgence des visiteurs en temps réel.

Si vous souhaitez voir ces fonctionnalités par vous-même ou en savoir plus sur leur fonctionnement pour votre entreprise, consultez un essai gratuit de 14 jours ou demandez une démo personnalisée.