Avoir votre propre assistant personnel peut ressembler à un rêve devenu réalité.

Qui ne voudrait pas travailler avec quelqu'un dont le rôle principal était de vous aider à réussir professionnellement?

Les adjoints de direction peuvent certainement être des sauveteurs professionnels. Ils occupent de nombreux rôles différents, prenant en charge des tâches telles que la planification des rendez-vous des cadres, le travail d'administrateur, parfois même l'exécution de courses personnelles.

Si vous embauchez un assistant professionnel au bon moment et dans les bonnes conditions, il pourrait vous faire économiser des heures de travail chaque jour.

Cependant, si vous n’êtes pas tout à fait au bon stade de l’embauche, un assistant de direction peut se transformer en mal de tête ou, pire, en erreur coûteuse.

Nous allons passer en revue les trois premiers signes que le moment est venu d'embaucher un assistant exécutif ci-dessous.

Vous vous sentez submergé de responsabilités

Une augmentation significative du stress lié au travail est généralement le premier, et peut-être le plus évident, signe qu'il est temps de trouver un assistant exécutif.

À mesure que votre entreprise se développe, de nouvelles responsabilités s'accumulent. Les tâches que vous aviez l'habitude de gérer facilement commencent à tomber au bord du chemin.

C'est à ce moment que de nombreux cadres commencent à perdre le contrôle de leurs plannings et listes de tâches. Ils peuvent manquer des réunions, arriver en retard à cause d'une mauvaise programmation ou oublier des tâches importantes. À mesure que les responsabilités augmentent, ils commencent à découvrir qu’ils sont de plus en plus nécessaires à deux endroits à la fois.

En raison de la demande croissante, les cadres commencent à faire face à une journée de travail de plus en plus chaotique chaque matin. Cela pousse de nombreux cadres en mode survie. En mode survie, ils ne peuvent pas devancer les tâches quotidiennes pour travailler sur le travail de leadership global dont les entreprises ont besoin pour prospérer.

Les responsabilités essentielles d’un assistant exécutif consistent à atténuer ce type de stress. Bien que votre assistant puisse être formé pour vous aider là où un cadre en a le plus besoin, beaucoup se spécialisent dans le traitement des demandes de planification de rendez-vous et de tri afin que les cadres n'aient pas à s'arrêter et à traiter chaque demande personnellement. Ce filtre est souvent l'astuce secrète pour amener les responsabilités à un niveau gérable.

Vous pouvez vous le permettre (et comprendre le retour sur investissement potentiel)

Bien sûr, vous aurez besoin de plus que du stress au travail pour justifier l'embauche d'un nouvel assistant exécutif. Vous voulez également vous assurer que vous pouvez les payer.

L'augmentation des responsabilités qui a tendance à amener les cadres à rechercher des adjoints de direction est généralement un bond dans la croissance des entreprises. Et cette croissance s'accompagne généralement d'un afflux de liquidités supplémentaires qui incite les entreprises à recruter de nouveaux employés.

Cependant, la croissance qui vous stresse actuellement pourrait ne pas durer longtemps. Vous devez analyser votre croissance – et sa durabilité – afin de déterminer le montant d'argent dont vous disposez pour une location à long terme.

Embaucher un adjoint exécutif

Comme toute autre nouvelle embauche, il y aura également une courbe d'apprentissage pour un nouvel assistant exécutif. Il faudra peut-être plusieurs mois avant de pouvoir travailler à pleine capacité. Au cours de ces mois, vous devrez probablement passer une bonne partie de votre temps (limité) à les former. Gardez cela à l'esprit lorsque vous déterminez combien vous pouvez vous permettre de payer.

Bien sûr, le montant du salaire variera en fonction du niveau d'expérience de tout assistant que vous embauchez. Si vous ne voulez pas faire autant de formation vous-même ou si vous n'avez pas les ressources pour former quelqu'un, dépenser plus pour un assistant plus expérimenté peut être nécessaire.

Le temps de formation et le salaire requis varient en fonction de la complexité des tâches que vous attendez de votre assistant, comme nous le verrons plus loin.

Vous savez exactement comment un assistant pourrait vous aider

Faire une embauche sans avoir une idée claire de ce dont ce rôle sera responsable est une grosse erreur – et cela vaut certainement aussi pour les embauches d'assistantes de direction.

Nous avons tous tendance à sous-estimer le temps qu'il faudra aux autres pour apprendre les tâches que nous tenons pour acquises, même les choses que nous considérons comme une seconde nature, comme planifier des rendez-vous en fonction de nos préférences uniques. Si vous ne savez pas exactement ce que vous attendez de votre assistant chaque jour, vous vous préparez à beaucoup de frustration.

La plupart des cadres commencent par externaliser leurs tâches les plus répétitives, comme le traitement de la paperasse (factures et demandes de congé des employés), ou l'exécution de rapports pour analyse. Toute tâche qui peut être décomposée en une simple liste d'instructions écrites est idéale pour une nouvelle embauche.

Faites attention à la façon dont vous passez du temps chaque jour pour déterminer les tâches que vous pouvez le plus facilement confier à un assistant. Vous pouvez même garder un journal de temps pour avoir un aperçu des tâches qui interrompent votre flux et prennent un temps inattendu.

Une fois que vous avez une liste de tâches à externaliser, vous remarquerez peut-être que certains de vos travaux les plus répétitifs et perturbateurs peuvent être rationalisés ou éliminés sans l'aide d'un assistant. Par exemple, vous pouvez décider de modifier votre horaire ou de modifier les procédures internes. Ou ces tâches pourraient être assumées par des outils logiciels plus économiques, comme la comptabilité et la paie.

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Attendez d'embaucher un assistant exécutif jusqu'à ce que vous soyez sûr d'avoir du travail pour eux qui se poursuivra à long terme. Envisager d'embaucher un assistant à distance ou à temps partiel si vous constatez que vous n'avez pas assez de travail pour un employé à temps plein sur place. Il vaut mieux commencer avec un travail limité et augmenter progressivement la charge de travail de quelqu'un à plein temps que de commencer par embaucher un employé à temps plein et devoir le laisser partir brusquement en raison de problèmes de trésorerie.

La réceptionniste de bureau en tant qu'adjointe exécutive

Comme nous l'avons écrit dans notre article 8 façons de structurer le front office de votre entreprise, le personnel de la réception peut assumer de nombreuses tâches typiques d'assistant exécutif.

Les personnes chargées d'accueillir les visiteurs à leur arrivée sont souvent particulièrement bien adaptées à ces tâches, car elles peuvent s'acquitter de tâches administratives silencieuses qui ne nécessitent pas une grande concentration lorsqu'elles ne sont pas occupées à aider les visiteurs à s'enregistrer.

Que vous ayez ou non dédié une personne à temps plein à votre réception dépend de la taille de votre bureau et de vos besoins en matière de sécurité et de confidentialité. Cependant, dans n'importe quel bureau, les visiteurs peuvent créer une sérieuse distraction pour les employés travaillant sur d'autres choses.

S'il n'y a aucun plan en place pour empêcher les visiteurs de bureau d'errer sans escorte, ils causeront beaucoup de distractions. #receptionistapp Cliquez pour tweeter

Si vous n'avez pas encore la bande passante nécessaire pour embaucher quelqu'un pour travailler à la réception et vous aider avec les tâches d'assistant à temps plein, vous pourriez envisager de mettre en œuvre un programme comme The Receptionist for iPad.

Les applications d'enregistrement des visiteurs comme The Receptionist permettent à vos invités de s'enregistrer rapidement via l'iPad. Le système informe ensuite l'employé approprié automatiquement par SMS, e-mail ou message de chat en fonction des besoins du visiteur.

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